Sprawozdanie

Sprawozdanie z  międzyregionalnych seminariów szkoleniowych, pt. „Urzędy stanu cywilnego w nowych realiach prawnych i organizacyjnych. Teoria i praktyka(Lublin 19-20 kwietnia, Łomża 10-11 maja, Maciejewo 17-18 maja, Karpacz, 13-14.09.2018 r.; Gdańsk, 20-21.09.2018 r.; Wągrowiec, 27-28.09.2018 r.)

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom środowiska urzędników USC, a także mając na uwadze ustawowy obowiązek wynikający z art. 24 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. – o pracownikach samorządowych w roku jubileuszu 100-lecia odzyskania przez Polskę niepodległości Instytut Naukowy im. Prof. Józefa Litwina wraz z redakcją czasopisma Metryka. Studia z zakresu prawa osobowego i rejestracji stanu cywilnego zaoferował nową formułę szkolenia opartej na kompleksowym ujęciu problematyki z zakresu rejestracji stanu cywilnego prowadzonego w formie warsztatów i seminarium w różnych częściach kraju.

Seminaria szkoleniowe są organizowane przez redakcję „Metryki” pod patronatem Narodowego Instytutu samorządu Terytorialnego we współpracy z Wojewodą Lubelskim.

Do tego czasu odbyły się w I półroczu 2018 r. następujące seminaria szkoleniowe: 19–20 kwietnia w Lublinie; 10–11 maja w Łomży oraz 17–18 maja w Maciejewie. Natomiast w II półroczu: 13–14 września w Karpaczu; 20–21 września w Gdańsku i 27–28 września w Wągrowcu.

Tematyka szkolenia obejmowała komunikację elektroniczną USC z otoczeniem- (wymogi prawne, organizacyjne i techniczne; etapy procesu komunikacji elektronicznej; e-usługi rejestracji stanu cywilnego); wydawanie odpisów aktów z rejestru stanu cywilnego i innych dokumentów zbiorowych (wydawanie odpisów aktów z rejestracji bieżącej i „wtórnej”, interes prawny, faktyczny społeczny – wydawanie odpisów aktów w orzecznictwie i literaturze przedmiotu, wydawanie kserokopii aktów stanu cywilnego, forma odmowy wydania odpisu aktu stanu cywilnego lub innego dokumentu przez kierownika USC); zastosowanie K.p.a. w czynnościach kierownika USC – (ogólne zasady K.p.a w postępowaniu administracyjnym, kiedy decyzja a kiedy postanowienie, wzory pism procesowych). Ponadto odnośnie K.p.a. omówione zostały elementy składowe decyzji administracyjnej/postanowienia/ zawiadomienia/pisma, akty i czynności z zakresu administracji publicznej/geneza/kognicja sądowa,  akty istniejące, a nieistniejące/ akty ważne i nieważne – praktyczna delimitacja, odmowa wszczęcia postępowania administracyjnego/ nowość w K.p.a., bezczynność/problemy ogólne i szczegółowe w kontekście odpowiedzialności finansowej funkcjonariuszy publicznych, zawieszenie postępowania administracyjnego, nieobecność strony/problemy z obrotem zagranicznym,  postępowania nadzwyczajne – pułapki materii i procedury, pełnomocnictwa w postępowaniu, udział Kierownika USC przed sądami administracyjnymi; Unijna reforma ochrony danych osobowych a działalność urzędów stanu cywilnego oraz ochrona danych osobowych w USC. Kierownik jako administrator danych osobowych – (ogólne zasady RODO, jak przygotować urząd stanu cywilnego do wymogów nowych zasad ochrony danych osobowych, obowiązki i odpowiedzialność administratora danych osobowych); krajowy i zagraniczny obrót prawny w zakresie zadań realizowanych przez kierownika USC. Transkrypcje zagranicznych aktów stanu cywilnego oraz inne zagadnienia międzynarodowe w praktyce USC na podstawie kazusów dotyczących transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego do krajowego rejestru stanu cywilnego; zawarcia małżeństwa z cudzoziemcem, zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa przez cudzoziemca, uznania ojcostwa w relacjach międzynarodowych, ustalania imion i nazwisk w sprawach w których występuje tzw. element obcy oraz dokumentacja tradycyjna i elektroniczna w USC z perspektywy archiwalnej. Status USC i jego archiwum w świetle znowelizowanej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; elektroniczne zarządzanie dokumentacją w USC; rodzaje dokumentacji w zasobie archiwum USC; USC a archiwum zakładowe urzędu gminy (miasta); odpowiedzialność za tradycyjną i elektroniczną dokumentację USC; zadania i obowiązki USC w zakresie działalności archiwalnej; kontrole archiwalne po nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; przejmowanie elektronicznej i tradycyjnej dokumentacji USC przez archiwa państwowe.

W seminarium szkoleniowym wykładowcami byli pracownicy naukowi oraz praktycy (kierownicy USC, radcy prawni oraz sędziowie).  Warto także podkreślić, że w ramach kosztów udziału w szkoleniu organizatorzy przygotowali pierwszy w Polsce wydany drukiem Podręcznik urzędnika stanu cywilnego, t. 1, Podstawowe instytucje prawa o aktach stanu cywilnego, który był przekazany wszystkim uczestnikom szkolenia. Ponadto wszystkim uczestnikom seminarium szkoleniowego zostały wręczone certyfikaty ukończenia tej formy doskonalenia zawodowego.