Sprawozdanie z międzyregionalnych seminariów szkoleniowych, pt. „Urzędy stanu cywilnego w nowych realiach prawnych i organizacyjnych. Teoria i praktyka”. Edycja I 2018

(Lublin 19-20 kwietnia, Łomża 10-11 maja, Maciejewo 17-18 maja, Karpacz 13-14 września, Gdańsk 20-21 września, Wągrowiec 27-28 września)

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom środowiska urzędników USC, a także mając na uwadze ustawowy obowiązek wynikający z art. 24 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. – o pracownikach samorządowych w roku jubileuszu 100-lecia odzyskania przez Polskę niepodległości Instytut Naukowy im. Prof. Józefa Litwina wraz z redakcją czasopisma Metryka. Studia z zakresu prawa osobowego i rejestracji stanu cywilnego zaoferował nową formułę szkolenia opartej na kompleksowym ujęciu problematyki z zakresu rejestracji stanu cywilnego prowadzonego w formie warsztatów i seminarium w różnych częściach kraju.

Seminaria szkoleniowe są organizowane przez redakcję „Metryki” pod patronatem Narodowego Instytutu Samorządu Terytorialnego we współpracy z Wojewodą Lubelskim.

Do tego czasu odbyły się w I półroczu 2018 r. następujące seminaria szkoleniowe: 19–20 kwietnia w Lublinie; 10–11 maja w Łomży oraz 17–18 maja w Maciejewie. Natomiast w II półroczu: 13–14 września w Karpaczu, 20–21 września w Gdańsku i 27–28 września w Wągrowcu.

Tematyka szkolenia była bogata i obejmowała: komunikację elektroniczną USC z otoczeniem- (wymogi prawne, organizacyjne i techniczne; etapy procesu komunikacji elektronicznej; e-usługi rejestracji stanu cywilnego); wydawanie odpisów aktów z rejestru stanu cywilnego i innych dokumentów zbiorowych (wydawanie odpisów aktów z rejestracji bieżącej i „wtórnej”, interes prawny, faktyczny społeczny – wydawanie odpisów aktów w orzecznictwie i literaturze przedmiotu, wydawanie kserokopii aktów stanu cywilnego, forma odmowy wydania odpisu aktu stanu cywilnego lub innego dokumentu przez kierownika USC); zastosowanie K.p.a. w czynnościach kierownika USC – (ogólne zasady K.p.a w postępowaniu administracyjnym, kiedy decyzja a kiedy postanowienie, wzory pism procesowych). Ponadto odnośnie K.p.a. omówione zostały elementy składowe decyzji administracyjnej/postanowienia/ zawiadomienia/pisma, akty i czynności z zakresu administracji publicznej/geneza/kognicja sądowa,  akty istniejące, a nieistniejące/ akty ważne i nieważne – praktyczna delimitacja, odmowa wszczęcia postępowania administracyjnego/ nowość w K.p.a., bezczynność/problemy ogólne i szczegółowe w kontekście odpowiedzialności finansowej funkcjonariuszy publicznych, zawieszenie postępowania administracyjnego, nieobecność strony/problemy z obrotem zagranicznym,  postępowania nadzwyczajne – pułapki materii i procedury, pełnomocnictwa w postępowaniu, udział Kierownika USC przed sądami administracyjnymi; Unijna reforma ochrony danych osobowych a działalność urzędów stanu cywilnego oraz ochrona danych osobowych w USC. Kierownik jako administrator danych osobowych – (ogólne zasady RODO, jak przygotować urząd stanu cywilnego do wymogów nowych zasad ochrony danych osobowych, obowiązki i odpowiedzialność administratora danych osobowych); krajowy i zagraniczny obrót prawny w zakresie zadań realizowanych przez kierownika USC. Transkrypcje zagranicznych aktów stanu cywilnego oraz inne zagadnienia międzynarodowe w praktyce USC na podstawie kazusów dotyczących transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego do krajowego rejestru stanu cywilnego; zawarcia małżeństwa z cudzoziemcem, zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa przez cudzoziemca, uznania ojcostwa w relacjach międzynarodowych, ustalania imion i nazwisk w sprawach w których występuje tzw. element obcy oraz dokumentacja tradycyjna i elektroniczna w USC z perspektywy archiwalnej. Status USC i jego archiwum w świetle znowelizowanej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; elektroniczne zarządzanie dokumentacją w USC; rodzaje dokumentacji w zasobie archiwum USC; USC a archiwum zakładowe urzędu gminy (miasta); odpowiedzialność za tradycyjną i elektroniczną dokumentację USC; zadania i obowiązki USC w zakresie działalności archiwalnej; kontrole archiwalne po nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; przejmowanie elektronicznej i tradycyjnej dokumentacji USC przez archiwa państwowe.

O zadowoleniu uczestników szkoleń świadczą bardzo dobre opinie m.in.:

Pani Justyny Jarlaczyk, Zastępcy Kierownika USC w Mogilnie – Szkolenie uważam za rewelacyjne, bardzo dobre merytorycznie, prelegenci znakomici. Szczególnie zainteresował mnie wykład z K.p.a. Pana Piotra Brzozowskiego.” Na pewno skorzystam z kolejnego Państwa szkolenia, Pani Barbary Kromskiej-Niemiec, Kierownika USC w Zbąszynku – Merytorycznie szkolenie oceniam bardzo dobrze. Prelegenci w sposób bardzo ciekawy prowadzili wykłady. Szkolenie mogłoby trwać jeszcze dłużej, tzn. 3 dni, Pani Bożeny Kamińskiej – Kierownika USC  Starogardzie Gdańskim – Jestem bardzo zadowolona ze szkolenia. Dowiedziałam się dużo wiadomości, które mają zastosowanie w codziennej pracy urzędu stanu cywilnego. Wiele wątpliwości zostało rozwiązanych. Za szczególnie ciekawe uważam przypadki z k.p.a. oraz rozwiązania kazusów, Pani Renaty Ebłowskiej – Kierownika USC Gniewa  –Szkolenie oceniam bardzo pozytywnie. Przekazanych zostało dużo nowych informacji. Podręcznik, który otrzymaliśmy w ramach szkolenia zwraca uwagę na wiele zagadnień, z którymi na co dzień spotykamy się w pracy, jest to można by rzec kompendium USC w pigułce, Pani ElżbietyPekról-Cyrulik, Kierownika USC w Rewalu – Szkolenie było bardzo udane, zarówno w formie jak i treści, kadra bardzo fachowa. Podręcznik zawiera bardzo ciekawe i pomocne w codziennej pracy zagadnienia. Z niecierpliwością czekam na kolejne Państwa szkolenie oraz następny tom podręcznika urzędnika stanu cywilnego, także Pani Grażyna Pisera, Kierownik USC w Kamieniu Pomorskim stwierdziła, że – Prelegenci uczestniczący w szkoleniu byli bardzo fachowi, poruszali zagadnienia istotne w codziennej praktyce kierownika USC. Chętnie będę uczestniczyć w kolejnych szkoleniach organizowanych przez “Metrykę”. Podręcznik mogę śmiało polecić kolegom i koleżankom we wszystkich USC, Pani Moniki Dereckiej, Kierownika USC w Lubartowie –Szkolenie było przeprowadzone w sposób zorganizowany, pozytywnie oceniam prowadzenie zajęć z użyciem przejrzystych prezentacji multimedialnych, co rzadko spotyka się na innych szkoleniach, Pani Teresy Kasprowicz, Kierownika USC w Brańszczyku – Ciekawy pomysł organizacji szkolenia z tematyką naukową oraz praktyczną. Możliwość spotkania osób, które mają różne poglądy odnośnie interpretacji przepisów, przedstawienie stanowiska, które zmienia się wskutek nowego orzecznictwa. Z kolei Pani Anna Zarzeczna, Zastępca Kierownika USC w Lublinie stwierdziła, że szkolenie Metryki pozwala urzędnikom stanu cywilnego prowadzić rozmowę z prawnikami mającymi przygotowanie teoretyczne prawa, którzy szeroko interpretują zagadnienia pojawiające się w USC, w powiązaniu z innymi ustawami polskiego systemu prawa. To pozwala mieć nadzieję, że uda się stworzyć jednolitą i stałą praktykę rejestracji stanu cywilnego w całym kraju, Pan Sławomir Jarzyna, Zastępca Kierownika USC w Czemiernikach – Mam bardzo pozytywne wspomnienia z lubelskiego szkolenia organizowanego przez Metrykę. Cieszy fakt, że prowadzącymi zajęcia byli prawnicy, którzy nie są zapraszani przez innych organizatorów szkoleń dla urzędników stanu cywilnego, co stanowi pewne novum i urozmaicenie. Bardzo jestem zadowolony z Podręcznika urzędnika stanu cywilnego, t. 1, który opisuje istotę instytucji i czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego.

Organizatorzy zadbali także o miła atmosferę na szkoleniach  niech najlepszym przykładem będzie opinia Pani Marii Zając, Kierownika USC w Dębnie – Na szkoleniu panowała bardzo miła atmosfera, wykładowcy byli bardzo kompetentni, można było wymienić doświadczenia z koleżankami z innych USC. Podręcznik jest bardzo pomocny, napisany rzeczowo czy też Pani Jolanty Dobrzyckiej, Zastępcy Kierownika USC Gmina Łomża – Szkolenie przeprowadzone było w atmosferze sympatycznej. Umożliwiło wymianę doświadczeń w pracy USC i pogłębiło moją wiedzę w zakresie prawidłowości zadań wykonywanych w USC.  Z dużym uznaniem o szkoleniu  wypowiedział się także Pan Mieczysław Mejsak, Kierownik USC w Białymstoku –Międzyregionalne seminarium szkoleniowe dla kierowników USC i ich zastępców Łomża 10–11 maja 2018 r. Super! Profesjonalny i wysoki poziom prowadzących poszczególne tematy i zagadnienia. Szkolenie organizacyjnie przygotowane wyjątkowo. Uzupełnione pierwszym tomem Podręcznika urzędnika stanu cywilnego Piotra Kasprzyka, gratuluję i oczekujemy w kolejnych latach, że “Metryka”, dzieło Fundacji Instytutu Naukowego im. Prof. Józefa Litwina, będzie nam towarzyszyć w codzienności, ale też takich szkoleniach jak dzisiejsze. Dziękujemy.

W seminarium szkoleniowym wykładowcami byli praktycy (kierownicy USC, radcy prawni oraz sędziowie) oraz pracownicy naukowi. Warto także podkreślić, że w ramach kosztów udziału w szkoleniu organizatorzy przygotowali pierwszy w Polsce wydany drukiem Podręcznik urzędnika stanu cywilnego, t. 1, Podstawowe instytucje prawa o aktach stanu cywilnego, który był przekazany wszystkim uczestnikom szkolenia. Ponadto wszystkim uczestnikom seminarium szkoleniowego zostały wręczone certyfikaty ukończenia tej formy doskonalenia zawodowego.