Sprawozdanie z międzyregionalnych seminariów szkoleniowych, pt. „Urzędy stanu cywilnego w nowych realiach prawnych i organizacyjnych. Teoria i praktyka” w IV kwartale 2022

W miesiącach od października do grudnia 2022 r. zorganizowano wraz z Akademią Zamojską cykl szkoleń zarówno w formie stacjonarnej jak i w trybie online. Łącznie w szkoleniach wzięło udział ponad 400 kierowników USC z całej Polski.

W dniu 26 października 2022 r. – odbyło się szkolenie online nt. Zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną w USC; status USC i jego archiwum; USC a archiwum zakładowe urzędu gminy (miasta); instrukcja kancelaryjna w USC; zadania i obowiązki USC w zakresie działalności archiwalnej; kontrole archiwalne po nowelizacji ustawy archiwalnej; przejmowanie elektronicznej i tradycyjnej dokumentacji USC przez archiwa. Szkolenie otworzył i przywitał wszystkich obecnych dr Piotr Kasprzyk redaktor naczelny „Metryki” w imieniu naszego czasopisma i Akademii Zamojskiej. Szkolenie merytorycznie prowadziła dr Ewa Perłakowska. W szkoleniu wzięło udział 77 kierowników USC. W trakcie szkolenia uczestnicy mieli możliwość włączania się do dyskusji i zadawania pytań. Prowadzącą jako praktyk i wieloletni archiwista i bardzo dobry dydaktyk w sposób kompetentny, rzeczowy i wyczerpujący z wykorzystaniem prezentacji schematów i kazusów przedstawiała treści będące tematem szkolenia. Uczestnicy szkolenia dali bardzo dobre oceny po jego zakończeniu m.in. Anna Habura Naczelnik Wydziału Urzędu Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich w Sulęcinie napisała: „Chciałam bardzo podziękować Państwu za szkolenie online „Zarządzanie dokumentacją papierową i elektroniczną w USC”, w którym miałam przyjemność uczestniczyć 26 października 2022 roku i przekazać, że to jedno z lepszych szkoleń w jakich uczestniczyłam. Szkolenie przeprowadzone w profesjonalny sposób oraz dobrze przygotowane merytorycznie. Przy czym, pragnę podkreślić, że jestem pełna podziwu za prowadzenie takiego szkolenia online, bo to zadanie zdecydowanie trudne – mówić do „okienek” i utrzymać uwagę nie widząc reakcji słuchaczy. Z pewnością wezmę udział w kolejnych szkoleniach”.
W dniu 9 listopada 2022 r. przeprowadziliśmy szkolenie online pt.„Cyfryzacja procesów rejestracji urodzenia i zgonu. Nowy model komunikacji elektronicznej z podmiotami współpracującymi. Najnowsze zmiany w przepisach prawa dot. rejestracji stanu cywilnego oraz rejestracja obywateli Ukrainy”. Szkolenie dotyczyło najnowszych propozycji zmian przepisów ustawy – prawo o aktach stanu cywilnego, nowych procesów dot. rejestracji aktu urodzenia i aktu zgonu, nowych metod komunikacji elektronicznej z podmiotami współpracującymi z USC (podmioty medyczne, ZUS, administracja cmentarza), wpływu rozwoju cyfryzacji rejestru stanu cywilnego na organizacje pracy urzędów, nowych e-usług dot. rejestracji stanu cywilnego oraz najnowszego orzecznictwa w zakresie rejestracji stanu cywilnego. Prelegentem był mgr Sławomir Wojciechowski – Kierownik USC w Nowej Soli. Szkolenie prowadził dr Piotr Kasprzyk a słowo wprowadzające wygłosił Rektor Akademii Zamojskiej dr hab. Paweł Skrzydlewski, prof. AZ oraz Marcin Chałupka Kanclerz Akademii Zamojskiej. W szkoleniu wzięło udział 101 kierowników USC. Szkolenie zebrało wiele bardzo pozytywnych opinii, m.in. Edyta Słomka, Kierownik USC w Wągrowcu napisała: Zachęcam wszystkich kierowników urzędu stanu cywilnego do uczestnictwa w szkoleniach organizowanych przez “Metrykę”. Szkolenie online, w którym miałam przyjemność uczestniczyć dnia 09 listopada 2022 roku było profesjonalnie zorganizowane. Bardzo wysoko oceniam prowadzenie szkolenia przez Sławomira Wojciechowskiego. Polecam wszystkim kierownikom USC, natomiast Małgorzata Gaik Kierownik USC w Świdniku napisała:(…) Jak zawsze, organizator zadbał o profesjonalizm zarówno jeżeli chodzi o zakres merytoryczny szkolenia, jak i przystępność i potrzebę chwili przekazywanej wiedzy, jakość dostarczanych materiałów. Prowadzący szkolenie – fachowiec, praktyk – kierownik USC w Nowej Soli mgr Sławomir Wojciechowski, komunikatywny, z dużym doświadczeniem i obszerną wiedzą przybliżył nam tematy: czekających nas zmian przepisów ustawy – prawo o aktach stanu cywilnego jak i dalszy rozwój cyfryzacji rejestru stanu cywilnego – cyfryzacja rejestracji urodzeń i zgonów oraz planowane nowe e-usługi dot. rejestracji stanu cywilnego. Dr Piotr Kasprzyk omówił gorący obecnie temat jakim jest rejestracja obywateli Ukrainy. Podsumowując – merytoryczne, rzeczowe i przy tym bardzo przystępne i pomocne – profesjonalnie przygotowane szkolenie. Z kolei Kinga Jackowiak-Kulhawy Kierownik USC w Bełchatowie wraz z zespołem napisała: (…) pragnę złożyć serdeczne podziękowania za zorganizowanie szkolenia dot. aktualnych problemów z zakresu rejestracji stanu cywilnego, w jakim miałam zaszczyt uczestniczyć w dniu 9 listopada br. (…). Sposób prowadzenia szkolenia pozwolił na usystematyzowanie nowych zagadnień oraz uzyskanie czytelnych i konkretnych odpowiedzi na pojawiające się pytania ze strony uczestników. Myślę, iż „nowa rzeczywistość”, której będziemy świadkami już wkrótce, dzięki tego rodzaju przedsięwzięciom jak wspomniane szkolenie, w wykonaniu tak dobrze przygotowanych – do tej roli – osób, staje się nam coraz bliższa, a jednocześnie oddalająca posiadane, dotychczas, wątpliwości. W ocenie społeczności pracowników Urzędu Stanu Cywilnego w Bełchatowie, którego pracami kieruję, krok w kierunku, szeroko rozumianej, elektronizacji – zwłaszcza w zakresie tak bliskim człowiekowi, jakim są zdarzenia z zakresu stanu cywilnego – są nie tylko nieuchronną konsekwencją dzisiejszych czasów, lecz także możliwością ciągłego rozwoju osób odpowiedzialnych za dokonywanie tych czynności. Nie sposób nie wspomnieć również, w tym miejscu, o roli wydawanego – pod Pana redakcją –czasopisma „Metryka”. Jego prenumerata pozwala nam na stałe poszerzanie wiedzy, a bieżąca tematyka zawarta w każdym wydaniu, przyczynia się do podejmowania skutecznych działań w kierunku prawidłowości wykonywanych zadań. Raz jeszcze składam podziękowania oraz liczę na dalszą owocną współpracę.
W dniu 8 grudnia 2022 r. w Kujawsko-Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Bydgoszczy została z organizowana konferencja, której tematem przewodnim była rejestracja stanu cywilnego obywateli Ukrainy w Polsce. Konferencję otworzył i słowo wstępne wygłosił Krzysztof Człapiński dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego. Doc. dr Victor Kryzhanivskyi, (Kijowski Uniwersytet Narodowy im. Tarasa Szewczenki), przestawił w obszerny sposób organizację sytemu rejestracji stanu cywilnego na Ukrainie oraz zaprezentował i omówił ukraińskie dokumenty stanu cywilnego. Zostały także poruszone sprawy uchodźców i obcokrajowców w praktyce kierownika USC. W pytaniach odniesiono się do wymiany dokumentów z zakresu rejestracji stanu cywilnego w obrocie międzynarodowym z Ukrainą i wartość dowodowa aktów stanu cywilnego sporządzonych na tymczasowo okupowanych terytoriach Ukrainy. Dr Piotr Kasprzyk z Akademii Zamojskiej przybliżył kwestie transliteracji i transkrypcji pisma w rejestracji stanu cywilnego obywateli ukraińskich. Omówił problematykę wymiany informacji w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz legalizacji urzędowych dokumentów zagranicznych w praktyce USC. W konferencji uczestniczyło 65 kierowników USC z województwa kujawsko-pomorskiego.

Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki w Bydgoszczy 8 grudnia 2022 r.

W dniu 9 grudnia 2022 r. w Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim odbyła się konferencja szkoleniowa pt. „Aktualne problemy w zakresie rejestracji stanu cywilnego, teoria i praktyka”. Wszystkich uczestników konferencji powitała i konferencję otworzyła I Wicewojewoda Aneta Niestrawską, podkreślając znaczenie rejestracji stanu cywilnego zwłaszcza w stosunku do obywateli Ukrainy, która pozostaje w stanie wojny z Rosją. Głos także zabrała Anna Napierała Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu podsumowując dotychczasowe ustalenia z zakresu nadzoru nad rejestracją stanu cywilnego w bieżącym roku. Głównymi prelegentami byli doc. dr Victor Kryzhanivskyi, (Kijowski Uniwersytet Narodowy im. Tarasa Szewczenki),dr Piotr Kasprzyk, (Akademia Zamojska, redaktor naczelny ,, Metryka”. Studia z zakresu prawa osobowego i rejestracji stanu cywilnego). Pierwszy z prelegentów omówił m.in. organizację sytemu rejestracji stanu cywilnego na Ukrainie w tym elektroniczną rejestrację stanu cywilnego, podstawowe zasady prawa rodzinnego Ukrainy, wartość dowodową aktów stanu cywilnego sporządzonych na tymczasowo okupowanym terytorium Ukrainy, zagadnienia filiacyjne w rejestracji stanu cywilnego z udziałem obywateli Ukrainy oraz transliterację i transkrypcję pisma w rejestracji stanu cywilnego obywateli ukraińskich. Drugi z prelegentów reprezentujący czasopismo „Metryka” i Akademię Zamojską referował tematykę skuteczności obcych orzeczeń sądowych i administracyjnych w pracy kierownika. Podjęta została problematyką uznania zagranicznych orzeczeń z perspektywy kierownika USC. Omówiono kwestie: intertemporalne, automatycznego uznawania dokumentów urzędowych, źródeł prawa w zakresie uznań orzeczeń zagranicznych, formę załatwienia sprawy przez kierownika USC oraz postępowanie w sprawie uznania orzeczenia zagranicznego. W szkoleniu wzięło udział ponad 160 kierowników USC z województwa wielkopolskiego.

Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu 9 grudnia 2022 r.

W dniu 12 grudnia 2022 r. przeprowadziliśmy szkolenie online nt. organizacji sytemu rejestracji stanu cywilnego na Ukrainie, elektronicznej rejestracji stanu cywilnego na Ukrainie, wymianie dokumentów z zakresu rejestracji stanu cywilnego w obrocie międzynarodowym, ocenie i wartości dowodowej aktów stanu cywilnego sporządzonych na tymczasowo okupowanym terytorium Ukrainy. Zostały zaprezentowane i omówione ukraińskie dokumenty stanu cywilnego. Szkolenie prowadził doc. dr Victor Kryzhanivskyi, adwokat, Instytut Prawa Kijowskiego Uniwersytetu Narodowego im. Tarasa Szewczenki, prawnik Fundacji Instytut na rzecz Państwa Prawa. W szkoleniu wzięło udział 20 kierowników USC.